Pada tanggal 17 Oktober 2020, telah dilaksanakan kegiatan workshop “Pengelolaan Arsip Digital dan Dokumentasi Multimedia” dengan mengundang seluruh pengelola arsip di ITS dan juga dari luar ITS. Sesuai dengan kondisi pandemi Covid-19, kegiatan ini dilakukan secara daring melalui zoom. Workshop ini melibatkan dua narasumber yang berasal dari praktisi di bidang pengelolaan dokument digital, yaitu Verdhi Yudha, Owner Smart Solusi Indonesia dan juga Muhammad Rifki, praktisi pengembangan sistem informasi.

Pengelolaan arsip digital di ITS telah berjalan sejak tahun 2010, yang mana arsip telah dilakukan proses alih media dengan menggunakan sarana berbasis teknologi informasi. Selanjutnya pada tahun 2015 telah dikembangkan SIM Kearsipan sebagai sarana penyimpanan dan penelusuran arsip digital. Pengembangan SIM Kearsipan telah mengikuti kaidah kearsipan yang berlaku.

Di masa pandemic covid-19 ini, manfaat dari pengelolaan arsip digital sangat dirasakan. Hampir semua layanan penelusuran arsip dapat dipenuhi dengan pemanfaatan media online. Tak hanya berhenti disitu dengan perubahan nomenklatur kearsipan ITS menjadi Subbagian Kearsipan dan Dokumentasi Multimedia, kearsipan ITS juga telah mengakuisisi berbagai bentuk khasanah arsip statis yang berasal dari unit kerja di ITS untuk dikelola dalam bentuk multimedia. Strategi pengelolaan dokumentasi multimedia ini tentu saja disesuikan dengan perkembangan keilmuan, salah satunya harus dengan kreatifitas dan inovasi. Oleh sebab itu workshop ini sangat mendukung bagi terlaksananya pengelolaan arsip dan dokumentasi multimedia di ITS.

Kegiatan ini memiliki beberapa tujuan, yaitu :

1) Meningkatakan knowledge dan skill pengelola arsip terkait dengan kemampuan pengelolaan arsip digital dan dokumentasi multimedia;
2). Memberikan pengetahuan tentang strategi alternative pengelolaan arsip digital di masa pandemic covid-19;
3). Sebagai sarana Sharing knowledge dari para praktisi yang bergerak pada bidang jasa pengelolaan informasi dan dokumentasi multimedia;
4). Memberikan petunjuk dan arah kepada para pengelola arsip di ITS khususnya, dan seluruh peserta terkait dengan sumber-sumber arsip yang bisa dikelola secara digital;
5) Sebagai sarana branding terkait keberadaan unit pengelola arsip dan dokumentasi multimedia di ITS.