Seperti yang sudah diketahui sebelumnya bahwa ITS saat ini sudah berlangganan Zoom Meeting di mana aplikasi ini dapat dimanfaatkan oleh seluruh civitas akademika ITS untuk melakukan sesi talkshow, pelatihan, dan lain-lain. Dalam penggunaannya, masih ada beberapa pengguna yang belum familiar dengan aplikasi ini. Oleh karena itu, diharapkan dengan adanya panduan ini, dapat mempermudah pengguna Zoom Meeting dalam menjalankan aplikasi, terutama sebagai seorang Host.

Sebagai informasi bagi seluruh civitas akademika ITS, bahwa untuk melakukan pemesanan meeting dapat dilakukan melalui alamat webinar-book.its.ac.id. Halaman ini akan tertuju pada halaman myITS SSO, di mana nantinya pengguna akan diminta memasukkan user integra beserta password untuk dapat mengakses halaman ini.

Untuk Panduna Booking Zoom Meeting dapat diakses melalui link berikut:

• Panduan Booking Zoom Meeting dan sebagai Host

Hal pertama yang perlu pengguna lakukan ketika sudah membuka aplikasi booking webinar adalah mengecek jadwal pada tanggal yang tersedia di Calender. Pastikan bahwa tanggal acara kosong atau waktu acara tidak saling bertumpukan dengan meeting lain. Hal ini dikarenakan, dalam 1 hari hanya tersedia 5 akun host yang dapat digunakan untuk acara webinar, yakni akun host webinar 500(1), 500(2), dan 500(3) untuk jumlah peserta <=500 dan akun host meeting 1000(1) dan 1000(2) untuk jumlah peserta 500-1000 peserta.

Setelah memastikan bahwa jadwal acara aman, pengguna dapat melakukan booking meeting pada menu Booking -> Booking Meeting. Pada halaman tersebut, akan tertera data PIC Zoom (di mana tidak lain merupakan data akun integra pengguna). Dan pastikan bahwa Anda masih dapat mengakses alamat email ITS yang tertera pada informasi tersebut, karena link meeting dan akun host akan dikirimkan sesuai dengan email yang tertera pada data PIC Zoom.

Perlu diperhatikan bahwa pengguna harus mengisi informasi acara dengan Benar dan Tepat, dikarenakan ketika sudah melakukan booking dan booking sudah disetujui, maka segala perubahan Tidak Dapat Dilakukan. Pengguna tidak lagi dapat mengedit informasi terkait perubahan jadwal, perubahan durasi, penambahan sesi/gladi, dan lain-lain. Oleh karena itu, selalu pastikan bahwa informasi acara meeting Anda sudah benar sebelum mengajukan booking.

Hal pertama yang akan diterima pengguna setelah booking disetujui adalah email konfirmasi yang berisi link meeting. Link ini dapat Anda bagikan kepada peserta sesaat setelah Anda menerimanya. Untuk akun host baru akan dikirimkan sekitar 40 menit sebelum acara dimulai. Waktu mulai acara yang dimaksud adalah waktu mulai yang pengguna masukkan pada informasi acara sewaktu melakukan booking. Meskipun waktu mulai pada informasi booking tidak dibuat sama dengan waktu mulai acara tidak menjadi masalah. Oleh karena itu sangat disarankan, untuk memajukan waktu informasi booking dari waktu acara sebenarnya, jika dirasa membutuhkan waktu lebih lama untuk persiapan.

Untuk durasi acara, disarankan tidak melebihi batas waktu yang sudah dimasukkan pada informasi booking. Mengapa? karena ketika Anda menjadi Host, dan di tengah-tengah Acara Anda terputus, sedangkan waktu sudah melewati dari waktu acara selesai/ sudah melebihi durasi, maka Anda tidak lagi dapat masuk ke dalam acara. Oleh karena itu, perhatikan waktu durasi acara Anda.

Tugas utama seorang Host adalah memulai dan mengakhiri acara dan memastikan bahwa acara berjalan lancar. Dalam hal ini, ada poin penting yang perlu diingat dan dilakukan saat menjadi Host:

• Jangan lupa menjadikan peserta lain sebagai “Co-Host”, hal ini penting untuk berjaga-jaga jika di tengah acara, koneksi Anda terputus. Karena jika koneksi Host terputus dan tidak ada satupun peserta yang dijadikan Co-Host, maka acara akan otomatis terhenti. Ketika seorang Host keluar, maka sistem akan menjadikan Co-Host sebagai Host secara otomatis. Jika hal ini terjadi, ketika Anda masuk kembali, Anda dapat melakukan “Claim Host”, dan Anda akan menjadi Host kembali.
• Jangan lupa untuk memulai Live Stream on YouTube (jika ada Live on YouTube, jika tidak, tidak perlu) dan jangan lupa melakukan recording pada saat acara dimulai. (Langkah-langkah akan ada di panduan)
• Jangan sekali-kali melakukan Leave Meeting ketika acara sudah selesai. Karena meskipun Anda keluar, acara masih tetap berlangsung jika masih ada Co-Host yang online. Pastikan Anda melakukan End Meeting for All.

Untuk panduan selengkapnya mengenai apa saja yang perlu dilakukan Host saat menjalankan webinar dapat diunduh melalui link berikut:

• Panduan Booking Zoom Meeting dan sebagai Host