Di tengah upaya para civitas akademika untuk menjadikan ITS sebagai PTBHMN, Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi (BAPSI) ITS tak mau tinggal diam. Hal ini dapat dilihat dengan terselenggaranya Workshop Analisis Jabatan yang diikuti oleh 56 Kepala Bagian (Kabag) dan Kepala Subbagian (Kasubag) dari seluruh fakultas di ITS. Hadir pula dalam workshop kali ini, Dr Ir R Sjarif Widjaja PhD, Pembantu Rektor II ITS, sebagai pembicara.

Membawakan materi Job Analysis: Pendekatan Terhadap Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, Sjarif memaparkan dengan panjang lebar bagaimana seharusnya pengelolaan badan administrasi yang sesuai dengan standar ISO. Menurutnya, ada delapan prinsip Quality Management System (QMS) yang harus dipenuhi, apabila BAPSI ingin memiliki kinerja yang bermutu. Dan salah satunya adalah continual improvement.

.“Dalam aktifitas rutin kelembagaan, kita harus mampu mencari ide-ide atau terobosan baru yang dapat membawa peningkatan mutu organisasi. Sehingga seandainya kita ditanya, apa yang dapat anda ceritakan hari ini? Jawabnya tidak idem-idem melulu alias sama saja dengan hari kemarin. Tapi paling tidak ada satu inovasi kreatif yang muncul. Dan jika itu berlangsung terus-menerus dapat dipastikan organisasi akan berkembang,” terang Sjarif saat menjelaskan maksud dari continual improvement.

"Namun sangat disayangkan, masih menurut Syarif, dari seluruh prinsip QMS yang ada, belum semuanya terpenuhi dalam kinerja BAPSI bahkan yang sudah terpenuhi pun masih terpincang-pincang. “Selama ini kita memang belum sepenuhnya menerapkan prinsip by system dalam kinerja administrasi. Bahkan seringkali kita masih mengandalkan prinsip by feeling atau ingatan,”ungkapnya.

Workshop yang berlangsung selama setengah hari ini memang diadakan secara khusus untuk memberikan wawasan tentang ISO 9001:2000 bagi staf BAPSI. Dengan tema Job Analysis Mempertegas Tupoksi  Menuju ISO 9001:2000, BAPSI ingin menunjukkan keseriusannya dalam meng-upgrade sistem kerjanya mengingat sistem kerja yang digunakan selama ini memang sedikit banyak masih mengacu pada Tupoksi tahun 1976.

“Kami berharap semoga dengan adanya workshop ini para staf semakin mengerti akan jobdesc dan tanggung jawabnya masing-masing sesuai dengan sistem anyar yang kita terapkan. Dan yang terpenting ga’ usah lagi menggunakan prinsip by feeling, mulai saat ini biasakan dengan prinsip by sistem,” tutur Tribudi Utama, ketua panitia workshop ini, di sela-sela coffee break. (m3/ftr)