Surat Keputusan Rektor yang bertanda tangan 23 September lalu ini menekankan kepada seluruh civitas akademik ITS untuk menyerahkan karya tulis yang dihasilkannya dalam format hard copy dan soft copy kepada pihak Perpustakaan. Karya tulis yang dimaksud berupa Tugas Akhir, Laporan Kerja Praktek, Pidato Pengukuhan Guru Besar hingga Prosiding Workshop.

Karya tulis tersebut selain akan disimpan secara manual dalam bentuk hardcopy juga akan disimpan dalam format pdf. “Format pdf ini yang nantinya dapat dibaca di digilib.its.ac.id,” jelas Kepala UPT Perpustakaan, Mansur Suteja.

Menurut Mansur pemilik karya akan diberi semacam surat pernyataan yang isinya menyatakan bersedia karya tulisnya dipublikasikan oleh UPT Perpustakaan, dengan tetap mencantumkan pemilik karya sebagai penulisnya. Untuk mengantisipasi masalah keamanan sejauh ini soft copy karya tulis tersebut hanya bisa diunduh oleh member digital library ITS. Bahkan untuk beberapa karya tulis tidak berupa keseluruhan isinya. “Gampangnya, kalau tertarik dengan karya tulis yang bersangkutan, langsung menghubungi pihak Perpus ITS saja untuk mendapatkan versi lebih lengkapnya dalam bentuk print out,” sebut Mansur.

Mansur mengeluhkan masih kurangnya kesadaran dari civitas akademik ITS untuk menyerahkan karya tulisnya ke Perpustakaan. Padahal tak jarang civitas akademik yang lain datang ke Perpustakaan untuk mencari karya yang bersangkutan sebagai referensi. Masih menurut Mansur, munculnya SK ini merupakan angin segar untuk mewujudkan fungsi Perpustakaan ITS sebagai deposit content lokal karya tulis civitasnya. “Kan lucu kalau mencari karya civitas akademik di Perpustakaan ITS sendiri tidak ada, sedangkan di luar bisa kita temui," kata Mansur. Ke depannya Mansur berharap diberlakukannya semacam sangsi apabila ada civitas akademik yang tidak mematuhi SK ini.

Pendapat senada disampaikan oleh Pembantu Rektor I ITS Prof Ir Arif Djunaidy MSc PhD. Ia menyebut proses digitalisasi karya ilmiah ini merupakan salah satu bentuk usaha untuk menaikkan peringkat ITS dalam webometric. Webometric sendiri merupakan salah satu ranking penilaian berdasarkan kerapian manajemen data baik penelitian, pengajaran maupun pengabdian masyarakat berbasis web, tanpa melihat kualitas. Keberagaman dokumen yang berkaitan dengan karya ilmiah sebisa mungkin jumlahnya diperbanyak untuk mendongkrak posisi ITS.

Arif juga menampik kekhawatiran masalah pembajakan. Menurutnya saat ini sudah eranya untuk digitalisasi karya ilmiah. “Universitas sekelas MIT (Massachussets Institute of Technology, red) saja berani, mengapa kita tidak?” cetusnya. Menurutnya kebebasan itu justru memacu dosen-dosen untuk berpikir lebih kritis. “Apakah hasil karya mahasiswanya benar-benar asli ataukah membajak milik orang lain,” ujar Arif lagi. Namun ia tak menampik untuk karya tulis tertentu nantinya akan diberi proteksi khusus. "Mungkin kita akan membuat format pdf yang hanya bisa dibaca tanpa didownload atau paling tidak menampilkan abstraksinya," sebutnya.

Di samping itu, fasilitas pendukung digitalisasi karya tulis inipun sedang dipersiapkan. UPT Perpustakaan mulai mempersiapkan lantai empat yang rencananya akan dirombak sebagai tempat menyimpan karya tulis dalam bentuk hardcopy. Selain itu, ITS memiliki rencana meningkatkan bandwith hingga dua kali lipat untuk menambah kemudahan pengguna mengakses karya tulis digital tersebut.

Sosialisasi SK ini sendiri sudah dilakukan salah satunya melalui website ITS. Pembaca cukup mengklik kolom judul mengenai SK Rektor di bagian atas web dan seketika akan mendapat rincian lengkap mengenai isi SK. (tyz/mtb)