MEMBOPONG segepok fotokopi ijazah plus map berisi ijazah asli ke kampus untuk minta legalisasi kini tak perlu lagi dilakukan lulusan ITS. Sebab, Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan (BAAK)-ITS telah membuat terobosan untuk memudahkan legalisasi ijazah.

Dengan sistem baru itu, alumni yang berada di luar Surabaya tak perlu repot-repot menunjukkan ijazah asli ke fakultas sekadar untuk minta legalisasi. Mereka cukup menelepon bagian akademik di kantor fakultas. Tiga sampai empat hari kemudian fotokopi ijazah terlegalisasi yang diperlukan sudah sampai di rumah lewat pos. ”Berapa pun mereka (alumni) minta legalisasi, kami bisa melayani asal keperluannya jelas," kata Kepala BAAK-ITS Mukayat kemarin (2/3).

Dengan layanan tersebut, lanjut pria 52 tahun itu, para alumnus tak perlu khawatir ijazahnya rusak dalam perjalanan ke Surabaya. Mereka juga tak harus meluangkan waktu khusus berkunjung ke almamater, hanya untuk urusan legalisasi. "Cukup telepon atau kirim e-mail, semua beres. Cara itu cepat dan mudah," jelas pria berambut perak itu.

Layanan itu diberlakukan sejak November lalu. Mukayat dan krunya merancang software khusus untuk keperluan itu. Caranya, sebelum dibagikan kepada seluruh wisudawan dari semua fakultas, ijazah terlebih dulu di-scan di BAAK.

Hasil pemindaian itu dikumpulkan dalam file khusus yang terintegrasi dengan sistem informasi manajemen (SIM) akademik yang dirintis kampus itu sejak 2006. SIM akademik merupakan sistem informasi bagi mahasiswa. Mereka bisa mengakses banyak hal tentang prestasi akademiknya. Mulai jadwal ujian, nilai ujian, sampai pembimbing skripsi.

Dengan sistem itu, alumnus yang ingin melegalisasi ijazah tinggal menyebut nomor regitrasi atau nomor induk mahasiswa (NIM) atau nama aslinya kepada petugas administrasi di kantor fakultas. "Petugas akan memasukkan nomor regitrasi itu ke sistem. Dengan cepat hasil scan ijazah asli tadi muncul di monitor," jelas Mukayat.

Setelah petugas mencocokkan nama mahasiswa dengan tampilan ijazah di layar monitor, tampilan bisa dicetak atau difotokopi. Salinan itulah yang kemudian dimintakan lembar pengesahan kepada dekan fakultas masing-masing. Bagi alumni yang berada di luar Surabaya, petugas akan mengirimkan ijazah terlegalisasi itu ke alamat bersangkutan.

Sebelumnya, pemohon diminta mentransfer ongkos kirim ke rekening fakultas. "Lebih gampang lagi jika legalisasi ijazah itu diambil oleh saudaranya yang ada di Surabaya. Lalu saudaranya yang mengirimkan," kata Mukayat.

Ide tersebut sebetulnya muncul sejak lama. Tepatnya setelah kantor BAAK terbakar pada 1995. Meski sebagian besar dokumen penting, termasuk duplikat ijazah, bisa diselamatkan, tak urung timbul kekhawatiran. Jangan-jangan kejadian serupa terulang lagi dan dokumen-dokumen penting ludes. "Kalau kobong kabeh (terbakar semua, Red), kami lihat apa untuk melegalisasi ijazah," katanya.

Sebelumnya, jika ada alumni yang kehilangan ijazah dan ingin melegalisasi ijazah, staf di kampus harus mengecek ijazah duplikat di gudang BAAK. Petugas harus mengecek satu per satu nomor register ijazah di gudang penyimpanan. Dengan sistem baru itu, tak sampai semenit ijazah alumnus yang bersangkutan sudah terlacak.

Sayang, alumni yang masuk sistem itu baru mahasiswa yang diwisuda pada Oktober 2006 sampai November 2009. "Yang lama-lama masih belum. Kami berusaha Juli nanti semua lulusan bisa masuk. Ya, kuat-kuatan memasukkan itu ke database," katanya lantas tertawa. Sekadar tahu, jumlah alumni ITS mulai angkatan pertama yang diwisuda pada 28 Oktober 1964 sampai wisuda ke-99 (November 2009) mencapai lebih dari 64 ribu orang.

Yang agak sulit adalah memindai ijazah angkatan pertama yang diwisuda rektor pertama ITS, Marseno Wirjo Saputro. Sebab, ukuran ijazahnya segede tabloid. "Tapi, tetap kami upayakan bisa men-scan (ijazah) itu," ujarnya. Dengan begitu, petugas administrasi di tiap fakultas akan mudah membantu alumni yang melegalisasi ijazah.

Jika semua sudah terintegrasi dalam satu database, sangat mungkin gudang penyimpanan duplikat ijazah tak terlalu diperlukan lagi. "Ketimbang ngebak-ngebaki panggonan (memakan tempat, Red)," katanya.

Untuk menyiapkan database itu, BAAK sudah mengirim empat orang untuk belajar TI (teknologi informasi) di kampus sendiri. "Mereka harus belajar agar kerjanya lebih cepat," ujarnya.

Selain itu, Mukayat menggandeng Pusat Komputer (Puskom) ITS untuk mengintegrasikan seluruh ijazah alumni ke database. "Nanti bagaimana server dan sebagainya biar diurus sana (Puskom, Red)," katanya. Termasuk, memindai ijazah ukuran besar itu. "Puskom punya scanner ukuran besar. Biasanya digunakan saat seleksi nasional masuk perguruan tinggi negeri (SNM PTN)," papar Mukayat.

Para petugas administrasi di ITS sudah hafal benar tentang musim alumni melegalisasi ijazah. Yakni, saat ada bursa karir, pendaftaran calon pegawai negeri sipil, atau pendaftaran calon legislatif.

Sistem baru di BAAK itu disambut baik beberapa fakultas. "Wah… dengan sistem seperti itu kami nggak usah repot-repot," kata Kasubbag Pendidikan Fakultas Teknologi Kelautan (FTK) Nur Sukohadi.

Beberapa mahasiswanya memang sudah memanfaatkan layanan tersebut. Kali terakhir dia mendapat e-mail dari alumnus FTK yang tinggal di Medan. "Kami kirimkan (ijazah terlegalisasi, Red) ke sana (Medan, Red). Dia nggak perlu habis-habisin duit datang ke Surabaya," kata pria yang mendapatkan anugerah tenaga administrasi berprestasi tingkat nasional dari Dirjen Dikti Kementerian Pendidikan Nasional pada 2009 itu.

Pernah juga salah satu alumnus yang kini bekerja di salah satu negara di Afrika meminta bantuan untuk melegalisasi ijazahnya. Dengan sistem itu, semuanya beres dengan cepat.

Namun, tampaknya belum semua fakultas memanfaatkan layanan tersebut. Misalnya, Fakultas Teknologi Industri (FTI), masih menunggu petunjuk teknis (juknis) lebih jelas. "Kami memang diberi file hasil scan, tapi kalau mau legalisasi harus tetap menunjukkan ijazah asli. Juknisnya bagaimana kami belum menerima. Ya, sampai sekarang masih manual," kata Kasubbag Pendidikan FTI Imam Supii. (*/cfu)