Tidak ada benang merah yang menghubungkan program program tersebut untuk pencapaian visi organisasi. Ketidakpaduan itu bisa terjadi dalam fase pelaksanaan maupun sudah terjadi dalam proses perencanaan. Seringkali juga pertanyaan muncul, apakah yang telah dilakukan sudah dalam jalur yang benar untuk mencapai visi ? kalau belum, bagaimana memperbaikinya ?  Begitulah pertanyaan-pertanyaan yang jamak muncul.

Dalam konsep organisasi modern, organisasi tidak cukup hanya bergantung pada faktor kepemimpinan. Aspek-aspek pengelolaan organisasi modern perlu dilengkapi perangkat yang dapat membantu tercapainya visi dan misi organisasi. Banyak organisasi khususnya organisasi pemerintahan telah mencoba menerapkan ilmu organisasi relatif baru yang dinamakan ”Deliverology”. Secara definitif dapat disebutkan bahwa ”Deliverology is a systematic process through which system leaders can drive progress and deliver results”. Singkatnya bagaimana organisasi dapat mendorong terjadinya kemajuan-kemajuan pelaksanaan program untuk menghasilkan hal yang nyata.

Dalam deliverology, beberapa hal diatur diantaranya bahwa setiap elemen organisasi harus mempunyai pemahaman yang sama tentang ”what success looks like”, harus mempunyai KPI yang jelas dan diturunkan dari KPI dari level diatasnya dan harus membuat perencanaan, target maupun anggaran yang realistis. Selain itu, kinerja elemen organisasi harus dapat diukur secara teratur dan efisien. Begitu juga konsekuensi dari kinerja baik maupun buruk harus disampaikan dengan jelas.

Deliverology telah diterapkan berbagai organisasi khususnya organisasi pemerintahan seperti Delivery Unit di Kantor Perdana Menteri Inggris dan di Kementerian Pendidikan Amerika serikat.  Di Indonesia, contoh penerapan deliverology adalah Unit Kerja Presiden bidang Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan (UKP4) yang dipimpin Dr. Kuntoro Mangkusubroto atau Unit Kegiatan Menteri mengenai Pengawasan, Pengendalian, dan Pembangunan (UKMP3) di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Pertanyaannya kemudian, apakah ITS akan menerapkan Deliverology ? iya, tak ada pilihan  lain. Karena visi menjadi ”Universitas Riset” hanya dan hanya dicapai dengan penataan organisasi yang baik dan terukur. ITS butuh organisasi modern seperti halnya cita-cita ITS untuk mengubah statuta dan restrukturisasi organisasi secara mendasar. Perubahan ini bukan hanya mengubah struktur organisasi ITS tetapai haruslah mentransformasi organisasi ITS menjadi organisasi modern.

Untuk menjawab tantangan itu, ITS akan membentuk badan baru, yakni Badan Koordinasi, Pengendalian dan Komunikasi Program (BKPKP). Badan ini merupakan badan yang bertanggung jawab langsung kepada rektor. Badan ini bertugas untuk  (i) Mengkoordinasikan perencanaan-perencanaan program organ di bawah rektor sehingga selaras dan konsisten dengan program ITS (ii) Melakukan koordinasi pemantauan, pengendalian dan evaluasi terhadap pelaksanaan program  organ di bawah rektor; (iii) Menyusun rekomendasi atas hasil koordinasi, pemantauan, pengendalian dan evaluasi perencanaan dan pelaksanaan program organ di bawah rektor. Fungsi deliverology ini secara khusus akan didelegasikan kepada organ di bawah BKPKB yakni Pusat  Pemantauan dan  Pengendalian Program.

Selain menjalankan tiga fungsi deliverology tersebut diatas, BKPKB juga bertugas melakukan koordinasi pelaksanaan program-program prioritas ITS yakni a) Program Peningkatan Reputasi Internasional dan Kontribusi Nasional (b) Program Pengembangan Eco-campus, dan c) Program  Reformasi Organisasi dan Integrasi Sistem. Ketiga program prioritas ini merupakan program-program yang bersifat lintas bidang serta menjadi fokus utama ITS saat ini sehingga pelaksanaannya perlu dikoordinasikan sehingga lebih efektif. Seperti diketahui peningkatan reputasi internasional ITS dan peningkatan kontribusi ITS dalam menyelesaikan permasalahan nasional adalah amanah yang diemban ITS dari Renstra ITS. Sementara itu, ITS telah mencanangkan untuk menjadi Kampus Berwawasan Lingkungan dengan melakukan berbagai inisiatif terkait lingkungan. Di sisi lain, kita juga perlu mengakui bahwa organisasi ITS seringkali masih terkesan lamban dan  kaku untuk mendukung transformasi ITS. Begitu juga dengan keterpaduan antar sistem dalam memberikan lanan masih perlu dibenahi. Untuk itulah diperlukan inisiatif-inisiatif segar melalui Program Reformasi Organisasi dan Integrasi Sistem. Ketiga program prioritas ini akan dikoordinasikan pelaksanaannya di bawah Pusat  Akselerasi Program Prioritas.

Last but not least, kita juga harus berbesar hati kalau dikatakan bahwa ITS masih lemah dalam komunikasi massa untuk ”menjual” ITS kepada para pemangku kepentingan. Masih banyak hasil inovasi, penelitian dan capaian-capaian ITS lainnya yang seharusnya menggema di tingkat nasional dan internasional namun belum terpublikasikan dengan baik. Begitu juga, kita sadar bahwa seringkali program-program ITS seringkali terhambat akibat diseminasi kebijakan ITS yang belum efektif. Untuk itu diperlukan terobosan-terobosan baru yang bisa meningkatkan keefektifan arus komunikasi dan informasi baik ke dalam maupun ke luar ITS. Secara khusus, bidang ini akan dikelola oleh Pusat Komunikasi dan Informasi.

Sebagai kesimpulan, ITS menyadari pentingnya upaya transformasi ITS menjadi organisasi modern melalui pendirian BKPKB. Badan ini akan menerapkan konsep “deliverology”  sekaligus juga menjadi permercepat pelaksanaan program-program prioritas ITS dan menjadi pendorong kelancaran proses komunikasi massa baik internal maupun eksternal.

Kampus ITS Sukolilo, Surabaya 21 Februari 2012
Oleh
Tri Yogi Yuwono