Ketidakpaduan itu bisa terjadi dalam fase pelaksanaan maupun dalam proses perencanaan. Seringkali juga pertanyaan muncul, apakah yang telah dilakukan sudah dalam jalur yang benar untuk mencapai visi yang diinginkan? Kalau belum, bagaimana memperbaikinya?

Dalam konsep organisasi modern, organisasi tidak cukup hanya bergantung pada faktor kepemimpinan. Aspek-aspek pengelolaan organisasi modern perlu dilengkapi perangkat yang dapat membantu tercapainya visi dan misi organisasi. Banyak organisasi khususnya organisasi pemerintahan telah mencoba menerapkan ilmu organisasi relatif baru yang bernama deliverology.

Secara definitif dapat disebutkan bahwa deliverology merupakan sebuah proses sistematis di mana pimpinan sebuah sistem bisa mendorong progres dan mengantarkan (deliver) pada hasil-hasil yang diinginkan. Singkatnya adalah bagaimana organisasi dapat mendorong terjadinya kemajuan-kemajuan pelaksanaan program untuk menghasilkan hal yang nyata.

Dalam deliverology, setiap elemen organisasi harus mempunyai pemahaman yang sama tentang arti kesuksesan (‘what success looks like’), harus mempunyai Key Performance Indicators (KPI) yang jelas dan saling berhubungan antar tingkatan serta harus membuat perencanaan, target maupun anggaran yang realistis. Selain itu, kinerja elemen organisasi harus dapat diukur secara teratur dan efisien. Konsekuensi dari kinerja baik maupun buruk harus turut disampaikan dengan jelas. 

Deliverology telah diterapkan berbagai organisasi khususnya organisasi pemerintahan seperti Delivery Unit di kantor Perdana Menteri Inggris dan di Kementerian Pendidikan Amerika Serikat.  Di Indonesia, contoh penerapan deliverology adalah Unit Kerja Presiden bidang Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan (UKP4) yang dipimpin Dr Kuntoro Mangkusubroto atau Unit Kegiatan Menteri mengenai Pengawasan, Pengendalian, dan Pembangunan (UKMP3) di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Pertanyaannya kemudian, apakah ITS akan menerapkan deliverology? Nampaknya, sistem ini merupakan sebuah pilihan yang tepat. Karena visi menjadi research university hanya dapat dicapai melalui penataan organisasi yang baik dan terukur. ITS butuh organisasi modern seperti tercermin dalam upaya pengubahan statuta dan restrukturisasi organisasi secara mendasar. Perubahan ini bukan hanya mengubah struktur organisasi kampus tetapi harus juga mendorong transformasi menjadi organisasi modern.

Untuk menjawab tantangan itu, ITS akan membentuk badan baru, yakni Badan Koordinasi, Pengendalian dan Komunikasi Program (BKPKP). Badan ini merupakan badan yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Tugas utama BKPKP adalah mengoordinasi perencanaan-perencanaan program organ di bawah rektor sehingga selaras dan konsisten dengan program ITS.

Selain itu, BKPKP juga bertindak sebagai pemantau, pengendali dan pengevaluasi terhadap pelaksanaan program  organ di bawah rektor. Hasil dari kegiatan tersebut akan disusun dalam sebuah rekomendasi. Fungsi deliverology secara khusus akan didelegasikan kepada organ di bawah BKPKB yakni Pusat Pemantauan dan  Pengendalian Program.

Selain menjalankan tiga fungsi deliverology tersebut diatas, BKPKB juga bertugas melakukan koordinasi pelaksanaan program-program prioritas ITS. Termasuk Program Peningkatan Reputasi Internasional dan Kontribusi Nasional, Program Pengembangan Eco Campus, Program  Reformasi Organisasi dan Integrasi Sistem.

Ketiga program prioritas ini merupakan program-program yang bersifat lintas bidang serta menjadi fokus utama ITS saat ini sehingga pelaksanaannya perlu koordinasi yang menyeluruh. Ini akan menjadi tanggung jawab Pusat Akselerasi Program Prioritas BKPKP ITS.

Last but not least, kita juga harus berbesar hati kalau dikatakan bahwa ITS masih lemah dalam komunikasi massa untuk ‘menjual’ ITS kepada para pemangku kepentingan. Masih banyak hasil inovasi, penelitian dan capaian-capaian ITS lainnya yang seharusnya menggema di tingkat nasional dan internasional namun belum dipublikasi dengan baik. Kita juga sadar bahwa seringkali program-program ITS terhambat akibat diseminasi kebijakan kampus yang belum efektif.

Untuk itu diperlukan terobosan-terobosan baru yang bisa meningkatkan efektivitas arus komunikasi dan informasi baik ke dalam maupun ke luar ITS. Secara khusus, bidang ini akan dikelola oleh Pusat Komunikasi dan Informasi.

Sebagai kesimpulan, ITS menyadari pentingnya upaya transformasi ITS menjadi organisasi modern melalui pendirian BKPKB. Badan ini akan menerapkan konsep deliverology sekaligus juga mempercepat pelaksanaan program-program prioritas ITS dan menjadi pendorong kelancaran proses komunikasi massa baik internal maupun eksternal.

Prof. Dr. Ir. Tri Yogi Yuwono, DEA
Rektor ITS