Selidik punya selidik, sebelum ITS menggunakan sistem informasi terintegrasi ini, ada sebuah jurusan yang sudah lebih dahulu menerapkannya. Teknik Mesin, salah satu jurusan tertua di ITS ini memang menjadi pelopor pengisian FRS ke era yang lebih modern. Dibangun oleh alumni Teknik Informatika, sistem FRS ini awalnya hanya digunakan pada lingkup jurusan.

Zaman semakin berkembang, ITS sebagai kampus berbasis teknologi ini pun menerapkan sistem online ini ke jurusan-jurusan lain. Tidak langsung secara serentak memang, pada awal tahun 2005 pun yang menggunakan FRS Online masih sebatas Fakultas Teknologi Informasi, Teknik Mesin, dan Teknik Industri. Karena dalam pelaksanaannya terbukti lebih efektif dibandingkan cara konvensional, lambat laun sistem ini akhirnya digunakan seantero ITS.

Penggunaan FRS Online kini lebih memudahkan mahasiswa dan dosen dalam proses akademik. Dulu sebelum sistem ini ada, mahasiswa masih harus mengisi lembar jawaban komputer untuk kemudian diserahkan ke dosen wali. Kini tinggal duduk manis di depan laptop, klik-klik selama beberapa menit, proses penjadwalan mata kuliah pun selesai.

Efektif dan efisien dalam hal waktu, apalagi dengan sistem real-time saat ini semakin memudahkan kita untuk mengetahui kelas mana yang telah penuh dan segera mengisi kelas lain yang masih kosong. Hal tersebut mempermudah pengalokasian kelas agar tidak terjadi overload atau bentrokan.

Server Sempat Rusak
Masih terngiang di ingatan kita, awal Februari lalu tiba-tiba FRS Online tidak bisa digunakan. Kata-kata miring tentang sistem FRS Online semakin nyaring terdengar. Memang benar soal sistem menjadi lambat pada masa puncak penggunaan. Saat itu, mahasiswa yang belum sempat mengisi jadwal FRS langsung uring-uringan. Wajar saja, masa depan mereka, setidaknya selama satu semester bergantung pada masa pengisian mata kuliah lewat sistem FRS.

Masa perkuliahan sudah dimulai, namun sistem FRS belum kembali seperti semula. Tidak habis akal, jurusan-jurusan pun mengantisipasi dengan absen manual saat di kelas. Untungnya mahasiswa dan dosen masih dapat melanjutkan kegiatan belajar mengajar meski sebagian mahasiswa masih galau tentang nasibnya yang menggantung.

Seminggu setelah terjadinya kerusakan, kabar gembira akhirnya datang. Sistem FRS Online dapat digunakan kembali seperti sedia kala. Semua sivitas akademika menghela napas lega.

Berbagai rumor beredar di kalangan mahasiswa terkait penyebab rusaknya FRS Online. Tim Redaksi ITS Online akhirnya berkesempatan bertemu dengan Dr Eng Febriliyan Samopa SKom Mkom, Ketua Jurusan Sistem Informasi, yang mengambil peran penting dalam membenahi sistem FRS Online ITS.

Komputer dan seperangkat sistem pendukungnya sebagian besar terdiri dari perangkat elektronik. Namun ada beberapa perangkat yang termasuk perangkat mekanik, salah satunya hard disk. Seperti perangkat mekanik pada umumnya, komponen hard disk yang selalu berputar-putar memiliki kemungkinan untuk aus.

Server sendiri mengenal media penyimpanan data dengan sebutan volum. Setiap volum tersebut terdiri dari beberapa hard disk yang kita ketahui adalah perangkat untuk menyimpan data dalam jumlah besar. Di ruang dingin server utama ITS ini terdapat sedikitnya tiga buah volum. Volum pertama terdiri dari dua hard disk. Kedua hard disk ini memiliki data yang sama persis yang berguna sebagai cadangan apabila salah satu hard disk mengalami kerusakan.

Sedangkan pada volum kedua dan ketiga sama-sama terdiri dari tiga hard disk. Entah memang sedang sial, komponen pada hard disk tersebut aus alias rusak secara bersamaan. Tiga hard disk yang rusak tersebutlah yang menyebabkan FRS tidak bisa beroperasi lagi. Jadi masalah ini tidak ada hubungannya dengan tingginya jumlah akses. Traffic yang tinggi memang menyebabkan sistem menjadi lambat, namun tidak ada hubungannya dengan kerusakan sistem ini.

Meskipun rusak, hal ini tidak menyebabkan data-data yang telah dimiliki sebelumnya hilang. Data mahasiswa yang rusak hanya ketika server tersebut down, sehingga data mahasiswa yang mengisi sebelum server rusak masih aman. Kerusakan data ini hanya berimbas pada Fakultas Teknologi Industri, sedangkan pada fakultas lainnya tetap sebagaimana mestinya. Maka dari itu data yang hilang pun tergolong kecil.

Perbaikan Hanya Butuh Sehari
Sistem server yang dimiliki ITS sudah cukup baik dan terstruktur. Selain tiga volum yang berguna sebagai sistem back up apabila salah satu hard disk rusak, ITS juga memiliki penyimpanan data di tempat lain. Data ini di-up date setiap hari, jadi apabila terjadi hal-hal diluar dugaan pada ruang server utama, ITS hanya akan kehilangan data transaksi pada hari itu saja.

Untuk melakukan perbaikan sistem server tidak membutuhkan waktu lama. Hal yang mengulur-ulur waktu adalah pengiriman hard disk oleh developer tempat ITS membeli sistem server. Mungkin ungkapan sudah jatuh tertimpa tangga tepat disandangkan pada ITS kala itu. Komponen pengganti yang biasanya tersedia di Jakarta pun kosong sehingga terpaksa menunggu kiriman dari Singapura.

Untungnya, barang tersebut berhasil dikirimkan dalam waktu satu minggu. Biasanya, komponen pengganti tersebut baru sampai setelah dua minggu. Hal ini dapat terjadi karena hasil lobi dari ITS yang meminta prioritas tinggi agar barang tersebut cepat dikirim terkait urgensitas yang dimilikinya. Sedangkan proses pemasangan hard disk baru itu hanya memakan waktu kurang dari 24 jam.

Hendaknya permasalahan ini dihadapi dengan kepala dingin. Masalah teknis seperti ini pasti terjadi. Sebagian mungkin menumpahkannya dengan hujatan, sebagian lagi tidak. Sekarang tinggal bagaimana kita menghadapinya. Mau pesimis merendahkan kampus sendiri atau optimis dan berpikir solutif?

Tim Redaksi ITS Online