Kepala Unit Protokoler, Promosi, dan Humas ITS, Dr Dra Melania Suweni Muntini MT, mengatakan, penyelenggaraan Seminar Nasional ini berawal dari inisiatif ITS untuk saling bertukar wawasan dengan perguruan tinggi di berbagai daerah di Indonesia. ”Untuk saling bertukar informasi, karena tentu saja iklim kehumasan di ITS akan berbeda, misalnya dengan perguruan tinggi di daerah Sumatra. Dengan demikian, wawasan kedua belah pihak akan terbuka semakin luas,”paparnya.

Melania mengatakan, humas dan protokoler harus memiliki power yang kuat dalam menyelenggarakan tugasnya. ”ITS sendiri telah menunjukan progres yang baik berupa intensitas pemberitaan yang lebih masif dalam website resminya,”tuturnya.

Begitu juga dalam hal keprotokoleran, ITS mampu meraih predikat Protokol PTN-BH terbaik pertama pada tahun 2017 ini. Menurut Melania, prestasi ini dapat dicapai dengan koordinasi yang baik antara humas dengan berbagai departemen lain, baik di dalam maupun di luar ITS.

”Kami seringkali melakukan pertemuan-pertemuan regular untuk tetap menjaga komunikasi yang baik satu sama lainnya,” ujar dosen Fisika ITS ini.

Melania menuturkan, humas harus mampu menjadi pintu yang berfungsi menjembatani internal institusi dengan pihak eksternal. ”Agar pintu dapat berfunngsi dengan baik, diperlukan SDM yang fleksibel dalam mengikuti perkembangan informasi. Sehingga humas harus tahu, segala informasi, baik berupa agenda maupun hal lainnya yang terkait dengan institusinya,”terangnya lagi.

Seminar Nasional ini terbagi dalam dua sesi, yakni presentasi dan tanya jawab. Adapun pembicara dalam seminar ini diantaranya adalah Kepala Pusat Informasi dan Humas (PIH) Unair Drs Suko Widodo MSi, Kepala Bagian Komunikasi Publik Biro KKP Kemenristekdikti Munawir Sadzali Razak SIP MA, serta Kepala Sub Protokol & Tata Usaha Pimpinan Kemenristekdikti Yayat Hendaya SS MSi.

Dalam hal komunikasi publik, Suko Widodo mengajak peserta bersikap kreatif dalam bekerja. ”Untuk dapat kreatif, baik protokoler maupun humas harus mengenal dirinya sendiri. Tidak memahami kapasitas akan berdampak pada kurangnya percaya diri, inilah titik lemah kebanyakan orang Indonesia,”ujarnya mengingatkan.

Namun, percaya diri saja belum cukup. Menurut Suko, humas juga harus mampu membangun relasi yang baik dengan wartawan media massa. Media massa merupakan kunci publikasi bagi institusi terkait, sebab publikasi standar pada website internal tentu belum cukup untuk menjangkau setiap lapisan masyarakat.

Tidak lupa, Suko berpesan untuk bersikap selektif dalam memilih bahan pemberitaan. ”Don’t to Milk, jangan kesusu,” candanya mengundang gelak tawa para peserta.

Dosen Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (FISIP) Universitas Airlangga ini menjelaskan bahwa tidak semua berita layak untuk disampaikan kepada publik. Oleh karena itu, humas harus mampu memetakan target “pasar” sehingga, konten berita yang dipublikasi lebih terarah dengan baik.

Selain layak, berita juga harus menarik. Ketua Pusat Informasi dan Hubungan Masyarakat (PIH) Universitas Airlangga tersebut menyebutkan ada trik jitu untuk membangun komunikasi yang efektif, yakni melibatkan angka dan data karena orang akan sangat tertarik bila dalam komunikasi kita melibatkan numerik.

Senada dengan Suko, Munawir Sadzali selaku perwakilan dari humas Kemenristekdikti menyampaikan beberapa standar yang harus dimiliki humas dalam melakukan tugasnya. Humas harus memahami benar tentang materi yang akan diberitakan, harus selektif dalam memilih berita, serta harus memahami audience.

Selanjutnya terkait koordinasi antara Kemenristekdikti dengan ITS. Pria yang akrab disapa Awi ini menyampaikan bahwa sifatnya menagarah pada bentuk kemitraan. ”Koordinasinya baik, meskipun tanpa ada struktur fisiknya. Selama ini, sinergi yang baik terus dibangun dengan tujuan meningkatkan kompetensi SDM pada kedua belah pihak,” terangnya.

Dalam lingkup Kemenristekdikti sendiri, Awi mengatakan ada lima pesan presiden yang harus diterapkan oleh pihak kehumasan. ”Harus aktif berkomunikasi kepada rakyat, harus mempunyai kendali terhadap isu publik, harus mampu menjelaskan isu secara terbuka, tidak mengemukakan ego sektoral, serta harus mampu mendorong keterlibatan publik,”ungkapnya.

Selain itu, humas juga harus mampu memberikan klarifikasi terhadap isu internal kepada publik dengan cepat dan tepat. ”Cepat respon, tepat respon, menguasai data adalah tiga kunci untuk mengendalikan opini publik,” tegasnya.

Selanjutnya, Awi juga membagikan sedikit tips menyikapi berita yang sifatnya negatif. ”Dulu saat masih bekerja pada kehumasan Kemenristek, saya sangat jarang menjumpai berita negatif. Sekarang ketika Kementerian ini telah berubah menjadi Kemenristekdikti, saya tercenggang dengan begitu banyaknya berita negatif yang menghampiri,”curhatnya.

Awi mengatakan, humas harus cerdas dalam menyikapi berita negatif semacam ini. ”Beberapa berita negatif harus segera ditanggapi agar tidak menyebabkan salah paham, namun ada juga beberapa jenis berita negatif yang apabila ditanggapi justru akan menjadi bola salju yang semakin membesar dampaknya,” terangnya.

Untuk jenis berita negatif yang kedua, Awi mengaku diam adalah solusi terbaik yang selama ini dilakukan. ”Kadang memang harus didiamkan, efeknya akan surut sendiri nantinya. Kalau ditanggapi justru akan semakin tidak terkendali,” tutur Awi.

Pembicara selanjutnya, Yayat Hendaya S S MSi manyampaikan materinya tentang Paradigma Keprotokolan. Dalam sesi diskusi, Ia menerangkan pentingnya keprotokoleran sebagai bentuk penghormatan dan perlakuan terhadap seseorang, maupun instansi.

Selain itu, protokoler juga memuat aturan baku dalam menggunakan lambang-lambang kehormatan negara sebagai ekspresi penghormatan bangsa terhadap kedaulatan NKRI. ”Pengaturan keprotokolan berdampak pada citra pimpinan dan institusi,” tutur pria yang akrab disapa Yayat ini.

Selain melakukan presentasi lisan, Yayat juga mengajak para peserta untuk terlibat aktif dalam simulasi tatacara keprotokoleran yang benar. Peserta yang merupakan perwakilan dari berbagai departemen kehumasan dan keprotokoleran di 17 perguruan tinggi di Indonesia diajak mempraktikan tata cara penyambutan menteri, mulai dari pengaturan tempat duduk hingga urutan memasuki ruangan. (nos)

Sumber : http://www.beritasurabaya.net/index_sub.php?category=6&id=18558