Mizati Dewi Wasdiana saat ditemui di ruang baca Departemen Manajemen Teknologi (MMT) ITS

Kampus ITS, ITS News – Dilatarbelakangi tidak adanya koordinasi antara letak geografis perpustakaan dengan ruang baca yang berjauhan, tiga pustakawan Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya cetuskan sebuah ide. Dalam ide tersebut, mereka berupaya mengintegrasikan Perpustakaan ITS dengan ruang baca departemen.

Ketiganya adalah pustakawan wanita yang tergabung dalam Tim Integrated-ITS. Tim yang berhasil menggondol juara pertama pada kompetisi ITSprovement 2018 ini diketuai oleh Mizati Dewi Wasdiana dari Departemen Manajemen Teknologi bersama anggotanya Ellif Nurfiana dari Departemen Teknik Industri dan Eva Mursidah dari Departemen Informatika.

Kepada ITS Online, Mizati menjelaskan, selain letak geografis yang berjauhan, terdapat beberapa masalah yang harus diselesaikan. Belum adanya kerjasama pengadaan koleksi mengakibatkan jumlah aset belum bisa teridentifikasi. Kebijakan yang diberlakukan masih berbeda dan belum menggunakan sistem informasi yang sama menjadi tantangan lain bagi ITS. “Selain itu, ini era (Revolusi Industri, red) 4.0 sudah saatnya perpustakaan dan ruang baca terintegrasi,” ujarnya.

Dalam menghadapi Revolusi Industri 4.0, tim ini menggabungkan tiga strategi utama. IT Infrastructure yang berupa informasi dan layanan berbasis digital dan paperless, Global Network for Academic Research and Innovation untuk penguatan program akademik dan riset serta inovasi dengan makin menumbuhkan iklim kolaborasi, dan Internet of Things (IoT) yang mengarahkan sumber daya riset dan inovasi untuk mendukung pengembangan riset.

Maket yang menggambarkan integrasi Perpustakaan ITS dengan ruang baca di setiap departemen di ITS

Lebih lanjut, tim ini menawarkan konsep melalui aspek manajemen, sistem informasi, dan layanan. Dalam hal manajerial, mereka berkiblat pada asas sentralisasi dan desentralisasi yang memungkinkan adanya pembagian tugas antara perpustakaan dan ruang baca. “Misalnya mengenai sistem informasi dan pustakawan dikelola oleh perpustakaan, sedangkan untuk koleksi dapat dikelola oleh masing-masing ruang baca,” jelasnya.

Mizati menambahkan, ke depan akan dikembangkan lagi fitur dari sistem informasi milik perpustakaan ITS yang dikenal dengan nama SPITS. Tak hanya berisikan katalog daring, SPITS juga akan ditambah dengan fitur baru seperti Inter-Library Loan. “Jika integrasi data dan informasinya sudah berjalan Inter-Library Loan akan mempermudah mahasiswa untuk meminjam koleksi departemen lain,” tambah wanita asal Pekalongan tersebut.

Dengan konsep tersebut, terdapat beberapa keuntungan yang bisa didapat. Contohnya adalah memudahkan kontrol data dan informasi, adanya efisiensi dalam pengadaan koleksi, terjalinnya ikatan untuk berbagi informasi, permasalahan dan penyelesaian. “Kita juga akan memberi kemudahan bagi pengguna dan pengelola saat melakukan peminjaman dan pendataan,”  tambahnya.

Untuk memulai integrasi, Mizati menuturkan akan dibentuk Tim Pelaksana Integrasi Sistem yang dipimpin oleh Kepala Perpustakaan ITS, Edy Suprayitno SS MHum. Kemudian, akan diadakan penyesuaianan sistem informasi dari masing-masing ruang baca dengan Perpustakaan ITS untuk memudahkan dalam pengembangan sistem informasi masa depan. “Sistem informasi di sini merupakan perangkat pendukung dalam layanan perpustakaan yang dapat membantu pengembangan layanan ke depan,” pungkas alumnus Universitas Diponegoro itu. (hen/owi)

(Dari kiri) Ellif Nurfiana, Mizati Dewi Wasdiana dan Eva Mursidah yang tergabung dalam Tim Integrated-ITS saat menerima penghargaan pada ajang ITSProvment 2018