Aplikasi myITS Office akan menggantikan sistem tata kelola surat konvensional

Kampus ITS, ITS News – Bertepatan pada momentum Kemerdekaan Republik Indonesia (RI) Ke-74, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) merilis aplikasi myITS Office. Aplikasi yang diperuntukkan bagi internal sivitas akademika ITS ini akan mempermudah sistem tata kelola surat dengan beralih dari sistem konvensional ke digital.

Wakil Rektor III Bidang Sumber Daya Manusia, Organisasi, dan Teknologi dan Sistem Informasi ITS, Dr Eng Ir Ahmad Rusdiansyah MEng menyatakan, aplikasi untuk persuratan ini merupakan bentuk inovasi untuk tata kelola surat di ITS. “Kita melihat tata kelola surat di ITS masih konvensional, jadi ini sebagai bentuk inovasi sebagai bagian dari ITS Smart Eco Campus,” jelas pria yang akrab disapa Ahmad itu. Dengan aplikasi ini, sambungnya, tata kelola surat di ITS dapat menghemat ribuan kertas karena berbasis digital.

Selain itu, aplikasi myITS Office ini akan memberikan layanan prima melalui pemotongan birokrasi dari sistem lama. “Bedanya tidak akan ada pemindaian lagi, atau percetakan berulang-ulang seperti sistem konvensional sebelumnya,” tambahnya.

myITS Office juga dapat memberikan kemampuan pelacakan terhadap tata kelola persuratan. “Dalam aplikasi tersebut, permasalahan di tata kelola persuratan ITS lebih mudah dipantau sehingga kesalahan yang ada akan mudah terdeteksi,” terangnya kepada ITS Online.

Salah satu contoh tampilan dari aplikasi myITS Office yang akan mempermudah tata kelola surat di ITS

Bentuk reformasi birokrasi ini nantinya juga didukung dalam Tata Kelola Naskah Dinas Digital dengan dasar Undang Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) sehingga tanda tangan elektronik diperbolehkan secara resmi. “Kalau dulu tanda tangannya harus basah, tidak diizinkan secara elektronik, jadi dalam waktu dekat ini akan diizinkan melalui peraturan tersebut,” ucap Ahmad.

Rektor ITS, Prof Dr Ir Mochamad Ashari MEng merespons positif atas rilisnya myITS Office. Digitalisasi layanan administrasi, menurut Ashari, merupakan suatu keharusan dan kebutuhan di lingkungan ITS sebagaimana ITS yang telah dikenal sebagai kampus teknologi. Sebab, myITS Office sebagai inovasi elektronik diharapkan dapat mendukung realisasi layanan-layanan di ITS agar lebih prima. “Selamat atas diluncurkannya myITS office yang merupakan bagian dari ITS Smart Eco Campus,” tutupnya. (vi/owi)