Mahasiswa dari Departemen Teknik Instrumentasi ITS yang tergabung dalam program magang mutualisme sedang melakukan scanning database cetak tahun 1930-an ke database digital

Kampus ITS, ITS News – Mendukung program magang mutualisme yang dicanangkan melalui Merdeka Belajar Kampus Merdeka (MBKM), Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) kembali memperkuat daya saing teknologi di ranah institusi pemerintahan. Kali ini, mahasiswa D4 Departemen Teknik Instrumentasi ITS melalui program server engineering berhasil merancang dan menyerahkan berbagai program database digital untuk Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) Kota Surabaya.

Program magang mutualisme yang dilaksanakan ini merupakan sebuah program magang yang luarannya dapat dimanfaatkan atau sesuai kebutuhan instansi tempat magang mahasiswa. Pada kesempatan ini, Dispendukcapil Kota Surabaya meminta ITS untuk menyiapkan sistem database strategis guna menjawab berbagai permasalahan yang terjadi sejak tahun 2000.

Kepala Departemen Teknik Instrumentasi ITS Dr Ir Totok Suhartanto DEA mengungkapkan bahwa program magang ini merupakan salah satu wujud untuk memberikan kualitas pelayanan publik yang baik oleh Dispendukcapil. “Ide-ide yang disalurkan ini tentunya bertujuan untuk membangun kualitas database kependudukan guna menjamin legalitas dokumen penting dari tahun-tahun yang lalu,” jelasnya.

Rancangan mesin scanner dan program database digital dokumentasi kependudukan yang dirancang ITS untuk Dispendukcapil Kota Surabaya

Lebih lanjut, Totok menuturkan, sistem database yang dibuat oleh ITS meliputi perlakuan digitalisasi dokumen kependudukan yang disimpan dalam rak arsip dalam bentuk file guna kemudahan proses administrasi di era modern. Pada ide ini, database dibantu dengan mesin scanner file yang telah diintegrasikan langsung ke komputer pengguna.

Melalui scanner dan database ini, akan didapatkan keterangan berupa nomor Identification (ID), nama bayi, tahun dokumen, isi dokumen, foto dokumen hingga letak rak dokumen tersebut. Keterangan tersebut guna mempermudah operator untuk mengetahui isi dokumen akta kelahiran yang dicari. “Yang biasanya memerlukan pengerjaan hingga tiga hari, saat ini langsung segera dapat diselesaikan,” ujarnya.

Ide kedua, dibuatkan pula aplikasi untuk mengubah dokumen kuno yang ditulis dengan huruf latin menjadi dokumen dengan font atau huruf yang terdapat di software Microsoft Office, seperti Arial, Times New Roman hingga Calibri. Pada program konversi ini, hasil scan dokumen akan keluar yang diteruskan ke Google Lens sebagai media untuk mengubah bahasa pada dokumen.

Mahasiswa magang mutualisme ITS bersama Kepala Departemen Teknik Instrumentasi ITS, Dr Ir Totok Suhartanto DEA (empat dari kanan) dan Kepala Dispendukcapil Kota Surabaya Agus Imam Sonhaji ST MMT (tengah berbaju putih)

Setelahnya, program hasil konversi ini akan diinputkan ke web database sebagai keterangan isi dokumen. Dalam tahapan ini masih dilakukan pemindaian satu per satu, karena kertas dokumen yang telah lapuk juga isi dokumen yang bertulisan latin sehingga membutuhkan ketelitian dalam tahap konversi.

Tak hanya itu, Totok menyebutkan aplikasi konversi ini dibantu dengan sistem unlocking dokumen kependudukan agar dapat dilakukan pengeditan dan disimpan dalam database kependudukan. “Program ini diharapkan dapat memudahkan petugas capil (catatan sipil, red) untuk mengakses data pribadi yang diketahui pada saat ini hanya dapat diakses oleh petugas capil nasional,” tuturnya.

Dari program magang mutualisme ini, pihak Dispendukcapil yang diwakili oleh Kepala Dispendukcapil Kota Surabaya Agus Imam Sonhaji ST MMT merasa terhormat dan terbantu atas ide serta program yang diusung oleh mahasiswa ITS. Di lain sisi, Totok juga berharap bahwa selama satu tahun ke depan, para mahasiswa yang tergabung dalam program magang ini dapat membantu proses pencatatan dokumen kependudukan di Dispendukcapil Kota Surabaya. (HUMAS ITS)

Reporter: Fauzan Fakhrizal Azmi