Tampilan MyITS Portal yang memuat aplikasi MyITS Calendar

Kampus ITS, ITS News — Banyaknya kegiatan maupun acara di lingkup ITS, membutuhkan adanya sistem informasi terpusat yang dapat diakses semua warga ITS. Berangkat dari permasalahan ini, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) kembangkan aplikasi MyITS Calendar. 

Kepala Sub-Unit Promosi dan Citra Institusi UKP, Ika Nurkasanah SKom MSc menjelaskan, permasalahan tersebut disebabkan oleh belum adanya sumber informasi resmi dan terpusat mengenai kegiatan-kegiatan maupun acara di lingkup ITS. Hal ini mendorong Direktorat Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (DPTSI) dan Unit Komunikasi Publik (UKP) ITS untuk mengembangkan aplikasi MyITS Calendar.

Secara sederhana, aplikasi ini merupakan sumber informasi resmi dan terpusat yang berisi informasi mengenai kegiatan-kegiatan maupun acara di lingkup ITS. MyITS Calendar memuat beberapa fitur yang dapat dimanfaatkan oleh seluruh warga ITS, termasuk mahasiswa, dosen, maupun tenaga pendidik. “Ini merupakan salah satu bentuk komunikasi internal mengenai publikasi berbagai kegiatan di ITS,” tutur Ika.

Fitur pertama adalah manajemen jadwal kegiatan. Melalui fitur ini, seluruh pengguna aplikasi dapat mengakses seputar  informasi  semua kegiatan maupun acara penting yang sedang atau akan diadakan oleh/di ITS. Fitur kedua adalah manajemen kalender unit. Melalui fitur ini, pengguna MyITS Calendar dapat mengakses informasi kegiatan yang spesifik dengan unitnya, yang mana setiap unit merupakan sebuah satuan informasi untuk fakultas maupun departemen.

Untuk setiap unit, terdapat seorang petugas unit yang memasukkan informasi mengenai kegiatan maupun acara yang diadakan bagi seluruh warga unit tersebut. Seperti contoh, jika terdapat sebuah acara yang mengundang seluruh mahasiswa suatu fakultas, maka petugas unit tersebut dapat menginformasikannya melalui unit fakultas tersebut di MyITS Calendar. Hal ini memudahkan pengguna aplikasi dalam menyortir informasi yang diperlukan.

Fitur-fitur tersebut dapat dimanfaatkan dengan cara mengakses MyITS Calendar melalui MyITS portal dengan cara membuka laman portal.its.ac.id. Lalu, masuk ke MyITS Portal dengan memasukkan MyITS ID beserta kata sandinya.

Tampilan user interface MyITS Calendar beserta kolom pemilihan unit

Setelah masuk ke MyITS Portal, akan terdapat sebuah kotak kecil di sebelah kanan layar dengan judul Kalender. Untuk membuka MyITS Calendar, klik Lihat Semua Kalender di bagian bawah kotak tersebut. Dari sini, pengguna dapat mengakses informasi mengenai seluruh kegiatan yang sedang diadakan di lingkup ITS. Untuk menyortir informasi yang khusus untuk unit tertentu, klik kolom “Semua Jenis Kalender” di bawah tanggal lalu pilih unitnya.

Untuk sekarang, aplikasi MyITS Calendar yang dapat diakses secara umum melalui MyITS Portal masih terdiri dari dua fitur yang sudah dijelaskan sebelumnya. Kedepannya, aplikasi ini akan diperbarui untuk mengakomodasi fitur-fitur baru. “Fitur yang akan dikembangkan lebih lanjut adalah notifikasi dan reminder kegiatan,” ujar Ika.

Ika berharap, aplikasi ini beserta fitur-fiturnya dapat memperlancar distribusi informasi terkait kegiatan-kegiatan di lingkup ITS kepada seluruh warga perkuliahan. “Aplikasi ini diharapkan dapat memfasilitasi departemen-departemen ITS dalam mengelola kegiatannya dengan baik serta mengkomunikasikannya kepada warga yang bersangkutan,” tambahnya.(*)

Reporter: Kevin Bahari Pratama
Redaktur: Shinta Ulwiya